道依茨股份公司监事会审计委员会议事规则

DEUTZ AG监事会审计委员会议事规则

§ 1

审计委员会活动的基础

审计委员会应根据《章程》、《监事会议事规则》和本议事规则，承担《监事会议事规则》第7（2）条规定的职责。

§ 2

任期和组成；审计委员会主席

审计委员会的组成和委员会成员的任期以《监事会议事规则》为基础

审计委员会主席由监事会任命

审计委员会必须包括一名具有审计专业知识的成员。审计委员会的另一名成员必须具备会计领域的专业知识。审计委员会主席应具备独立性，并在应用会计原则和内部控制系统方面拥有专业知识和经验。他或她不得是道依茨股份公司管理委员会的前成员。审计委员会的成员作为一个整体必须对公司活跃的行业有很好的了解

审计委员会的意向声明由委员会主席提交

§ 3

召开会议

审计委员会会议应由主席以书面形式召开，并至少提前14天发出通知。会议邀请函中还必须包括议程。在紧急情况下，可以缩短通知期限，并通过电话或其他电信方式召开会议

如果审计师作为专家出席审计委员会会议，公司执行董事会无权出席，除非审计委员会主席认为有必要出席。在这种情况下，审计委员会主席应单独邀请公司执行委员会或公司执行委员会的个人成员参加会议。然而，即使邀请了公司的执行委员会，议程上也必须至少有一个项目专门用于审计师，即没有公司执行委员会的参与

每个财政年度应至少举行两（2）次审计委员会会议。审计委员会会议也可以电话会议或视频会议的形式举行

§ 4

通过决议

审计委员会的决议在会议上通过。如果审计委员会主席根据具体情况决定，决议可以书面、电话或其他电信方式通过

审计委员会的决议必须记录在案或录入记录。审计委员会主席必须签署会议记录或记录，并向审计委员会的每位成员提供一份副本。这也适用于以书面、电话或其他电信方式通过的决议

为了准备会议记录或记录，主席应指定一名不需要是审计委员会成员的会议记录员

§ 5

法定人数

如果至少有三名成员参与决议的投票，则审计委员会构成法定人数。

§ 6

代表

审计委员会的缺席成员可以通过审计委员会的另一名成员作为代理人提交书面投票，或通过电话或其他电信方式投票，参与决议的通过。

§ 7

审计委员会的职责

根据《监事会议事规则》第7（2）条规定的主要活动，审计委员会的职责包括以下内容：

审计委员会准备监事会的谈判和决议

a）审查年度财务报表，并在适用的情况下通过年度财务报表和批准合并财务报表

b）管理委员会关于利润分配的动议，以及

c）监事会向年度股东大会提交的关于选择审计师、集团审计师和半年简明中期合并财务报表审计师的提案，只要这些报表由审计师审计或审查

为此，审计委员会将深入了解公司和集团的年度财务报表、合并财务报表和合并管理报告，特别关注审查年度的财务状况和财务业绩，以及前景和拟议的利润分配

审计委员会应与（集团）审计师讨论审计报告以及审计师的审计结果，并向监事会提出相应建议

(2) 为了准备选举提案，

a）审计委员会应评估（集团）审计师的审计质量

b）审计委员会（代替监事会）应从潜在（集团）审计师处获得一份书面声明，其中必须至少包含以下信息：

（集团）审计师及其理事机构、审计合伙人和审计经理与道依茨股份公司及其董事之间是否存在任何专业、财务或其他关系，如果有的话，这些关系的性质是什么，是否构成怀疑审计师独立性的理由
上一财政年度为集团提供的非审计服务的范围以及本财政年度合同约定的此类服务的范围；以及
确认在审计期开始至发表审计意见期间没有提供任何禁止的非审计服务

（3）审计委员会将代替监事会处理以下事项：

a）会计相关事项，特别是处理新会计准则的应用和会计过程的监控等基本方面

b）与管理委员会讨论半年期和季度财务报告（如适用），以及审计师对简明中期合并财务报表和集团中期管理报告发布前上半年的任何审查

c）监控风险管理系统、内部控制系统和内部审计系统的有效性以及合规事项

d）监督（合并）财务报表的审计，特别是（集团）审计师的必要独立性，以及（集团）审计员提供的非审计服务，以及最终审计的执行质量

e）（集团）审计师提供的所有服务的协议；为此，审计委员会可以定义一份例外允许的非审计服务清单，这些服务可以根据具体情况分配给（集团）审计师，而无需审计委员会的批准，前提是这些服务不会损害（集团）审计员的独立性；必须每年审查这份清单，以评估任何变化

f）管理委员会关于所提供的所有非审计服务的报告；该报告必须每年提交给审计委员会

g）决议的通过

关于向（集团）审计师分配审计业务，特别是委托任何审计业务对简明中期合并财务报表和半年度中期集团管理报告进行审查或审计
关于审计协调人的定义
关于（集团）审计师的薪酬
关于与（集团）审计师签订信息协议，规定（集团）审计员应毫不拖延地向审计委员会主席报告审计过程中出现的任何潜在排除或偏袒理由，除非这些理由可以立即补救
关于签订披露协议（根据《德国公司治理法》第D.10节的建议），规定如果在审计过程中发现任何事实，导致管理委员会和监事会根据《德国股份公司法》第161条作出的合规声明不准确，（集团）审计师应通知监事会或在审计报告中作出相应说明

h）关联方交易的评估和潜在批准，以及与上述事项直接相关的其他问题

（4）审计委员会应编制监事会（集团）审计的招标书，并负责按照一般法律规定和第16条及以下条款进行选择。特别是《审计条例》

（5）审计委员会主席和监事会主席应任命审计师，并签订信息协议、指示协议和披露协议

（6）审计委员会还负责履行监事会不时分配给该委员会的任何其他职责。特别是，为了履行审计委员会的职责，如果审计委员会作为一个机构或单个审计委员会成员通知他相应的信息请求，审计委员会主席有权直接从公司第一级管理层的控制和监督职能负责人（特别是内部审计或风险管理负责人）那里获得信息。审计委员会主席应立即提请所有委员会成员注意向其提供的信息。应毫不拖延地将索取此类信息的请求通知公司执行董事会

（7）审计委员会主席应在每次监事会全体会议上就审计委员会最近的工作提交报告

§ 8

各种各样的

《监事会议事规则》第10条和第11条规定的规则也应比照适用于审计委员会的程序，除非监事会在委员会成立时另有规定。

§ 9

生效

本议事规则取代2020年6月5日的版本，并于2021年12月9日生效。

经2021年12月9日监事会会议批准。